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文件管理解决方案

文件生命周期图

文档输出计费管理解决方案
云打印企业解决方案
校园一卡通自助复印打印解决方案
打印外包服务解决方案

  文档输出计费管理解决方案

  简节办公可以同时提供对单功能打印机的打印、多功能数码复合机的打印、复印、传真、扫描等各项功能的输出计费解决方案;

  根据客户的具体情况,提供适合客户需求的定制化的解决方案。

  管理者的困惑

  法国著名的市场研究机构IPSOS(益普索公司)在最近的一项调查中发现“直到现在,文档输出的管理和控制仍然是公司整个成本降低计划中被忽略的部分。平均来看,一名员工每天打印28页纸张,而其中的1/6还没有被使用过就直接扔进了垃圾箱”。

  稍加留意,我们便会发现,以下现象常有发生:

  1、 打印、复印、传真的操作疏于管理,任何用户都可以进行作业的输出;

  2、 不必要的或重复打印的文档,以及那些丢弃的文件随手乱放;

  3、 公司对设备使用情况以及用户打印情况的统计十分有限,无法明确统计打印成本,更别提控制和减少打印成本;

  4、 管理人员很难针对每一个用户的打印需求来分配输出成本的预算;

  5、 公司人员调动比较频繁,打印机分配十分混乱,根本没有办法统一管理。

  客户利益

  ◆ 加强管理

  自动生成印量/费用统计报表,管理者对各部门、各人员的文档输出情况了如指掌。

  ◆ 节约成本

  减少纸张消耗,减少桌面打印,彩色打印管控,从而减少输出成本。

  ◆ 提升工作效率

  打印作业可以在用户方便的任何时间、任何设备上输出,可以在保持生产性的同时减少等待时间,统一的使用界面,可以方便用户的使用和减少培训时间。

  ◆ 保护环境

  用户可以到设备前输出打印作业,避免了以往打印作业在网络型打印设备上的混乱堆叠,减少设备数量和无用的打印输出,从而减少辐射和废气排放,减少纸张浪费。

  功能及特点

  1、 简节办公文档输出计费解决方案通过多种方式实现文档计费和作业统计。

  2、 每月自动更新员工账户配额,轻松实现文件输出智能化预算管理。

  3、 业界兼容性最强的解决方案,广泛兼容多品牌打印机、复合机(惠普、施乐、佳能、理光、东芝、柯美、夏普、京瓷、利盟等)。

  两种用户授权认证的方式:

  

  1. 员工卡、门禁卡 2. 用户名和密码

  作业统计和报告:

  

  1. 打印作业统计

  2. 复印、传真和扫描作业的授权和统计

  3. 各类使用记录报告(个人、部门、成本中心)

  工作流程

  

  


  云时代办公应用,简节办公云打印企业解决方案


  客户面临的问题

  文档打印工作是日常办公中必不可少的。特别是规模较大的公司,已经开始通过统一的打印服务器对局域网内的打印机进行统一的管理、授权,以便科学管理OA设备,降低打印成本。但是,当员工出差到外地分公司办公的时候,却苦于权限问题,无法便捷的使用当地的打印设备,给工作带来不便。甚至由于打印机型号不同,出差人员会因为没有安装当地打印机驱动而同样面临无法打印的问题。

  客户利益

  简节办公提供的打印云服务(Seal Cloud Print)可以让用户在任何地点,就近选择联网的打印机,打印文档。此服务特别适合内部有多台打印机且分布于不同分公司内的企业,员工可以方便的在公司甚至在家,选择使用公司内部任意一台打印机。此外,随着科技的进步,人们越来越习惯于使用手机、平板电脑等便携终端收发邮件,查阅文档。使用便携终端方便地打印文件可以大大提高公司和员工的工作效率和办公乐趣。

  简节办公提供的企业打印云可以将企业内部打印机联网,并进行统一管理调配。用户可以任何时间、任何地点使用云打印服务,智能选择公司内部或者就近的联网打印机进行打印,且无需安装驱动程序。在云打印网络中所有打印的文档都通过IPP协议传输并通过SSL协议加密,配合智能卡身份认证系统,高效且安全。

  云打印系统,还可以精细统计网络中各个打印机的使用情况,针对每个用户统计文件打印的数量。公司的管理者可以借助这些信息,制定更合理的打印规范,帮助公司节省相应成本。

  方案特点

  简节办公企业云打印解决方案能够帮助客户加速全新IT服务的部署,通过私有云、公共云和混合云环境更好地响应员工不断变化的需求,同时降低IT成本。这些云服务包括基础设施即服务(IaaS)、云打印咨询服务和企业私有云部署等。

  从功能角度讲Seal Cloud Print由两个主要功能模块组成:ePrint、HW Print。

  ePrint,四大革命性创新

  任何设备:不论你使用的是笔记本、手机、iPad还是电脑;

  任何地点:不论是在家、在外地还是在路上;

  不用驱动:不用安装复杂的驱动;

  支持多种文件格式:支持PDF、JPG、Word、Excel等多种文件格式。

  ePrint是一个以电子邮件为桥梁的网络应用,用户在使用时只需要将照片或文件以电子邮件的方式发送到已注册的邮箱,就能通过与该邮箱匹配的网络打印机自动接收邮件内容并进行打印。整个过程就像发送电子邮件一样简单,并不需要在网络终端安装任何软件。

  以电子邮件为桥梁进行网络打印,还有一个明显的好处,就是可以兼容各种网络终端设备。目前几乎所有的网络终端设备,无论是苹果的iPad、iPhone,还是黑莓或其他智能手机、平板电脑,亦或是台式电脑、工作站和笔记本电脑,都可以实现收发、编辑电子邮件的操作。因此云打印解决方案通过电子邮件的方式,就可以确保打印任务安全、可靠地发送到目标打印机上。

  HW (Hand Wireless) Print

  这是简节办公开发的App Store苹果软件,应用于iPad/iPhone 4/iPhone 3GS/iPod touch上,可以在Wifi环境内的任意一台打印机上,将Safari、Mail、iNumber、iPage、Keynote、“照片”等苹果软件里的内容直接打印出来。


 校园一卡通自助复印打印解决方案

  管理者的困惑

  ◆ 设置专门的岗位来管理打印机、复印机,管理成本居高不下。

  ◆ 安排专人进行收费,存在财务安全漏洞。

  ◆ 开学或期末打印量高峰期,学生老师需要排队打印复印资料,造成时间浪费。

  ◆ 校园网虽然建成,但有限的打印设备资源无法共享。

  ◆ 学校无法掌握教师的文件输出成本。

  客户利益

  1、 采用校园卡作为打印复印的身份认证和扣费手段,学生直接持有效的校园卡就可在任何自助打印复印点进行打印复印,产生的费用自动从卡上扣除。打印复印流水保存在后台服务器上,供事后查询和生成各种报表;

  2、 该系统构建在学校现有的校园网平台上,利用现有的网络资源,无需硬件投入,在学校里的办公电脑、电子阅览室、中心机房和各专业机房的电脑上以及学生宿舍里的电脑上,都可以随时随地随心所欲的进行打印设置,不再有打印地点的限制;

  3、 该系统不再有时间上的限制,任何时间,学生、老师都可以持校园卡进行自助刷卡打印复印;

  4、 打印复印的使用者,使用时间、费用、内容都变得可控(是谁,在什么时间,哪台打印机上,打印了什么资料,共多少页,费用是多少等都有精确记录),可以在后台服务器上直接查看;

  5、 针对不同岗位的老师、不同年级的学生分配不同的黑白和彩色印量配额(例如:老师每月有500张黑白100张彩色印量配额,而学生每月只有100张黑白50张彩色印量配额)。

  系统架构:

  

校园一卡通自助复印打印解决方案

  功能及特点

  1、 简节办公打印复印管理系统是集中控制和管理网络打印、复印、扫描安全的解决方案,能够实现打印、复印、扫描的配额化,并监控其内容。

  2、 共享使用多个MFP(多功能一体机),方便实用。

  3、 兼容现有校园一卡通系统,无需单独发卡。

  4、 实现自动监控复合机状态,便于维修管理。

  5、 设备集中式管理,对所有打印复印进行记录并生成报表,对设备的使用可以随时监控,有效降低设备的使用和维护成本。



管理者的困惑

1、同时面对多个供应商的繁锁管理;

2、设备故障频发,导致使用部门经常抱怨;

3、耗材费用、零配件费用和维修服务费用越来越高导致使用成本逐年增高;

4、耗材供应及设备维修的流程复杂导致工作效率降低;

5、假冒的耗材及配件充斥市场,真假难辩。

解决之道--打印外包服务

打印外包服务,又称cpc(cost per copy)全包服务,就是简节办公的服务人员根据客户的复印机和打印机等文件输出设备的使用情况主动对设备进行预警性的维护保养,并及时更换耗材及零配件,确保复印机等设备的稳定性和输出品质。而相关的耗材、配件及维修服务费用全部由简节办公免费提供(不包括纸张及订收钉)。即文件输出按印张付费,客户只需按实际复印量或打印量的印张支付服务费用。打印外包服务模式是改变文件输出的行业服务由不规范到规范的唯一方式,是实现简节办公与客户意愿一致------- “永不停印的保证”。

打印外包服务与传统保修期限服务的主要区别

打印外包服务解决方案

打印外包服务与保修期限服务的成本对比

下面 我们以一台中等速度普通型复印机为例,其寿命张数大约为50万张左右,市面售价约为20000元来计算其单张成本。

打印外包服务解决方案

以上每张成本加上日常维修费用,自购机器使用成本为0.15元/张,打印外包,复印机全保服务每张成本为0.1元/张,节省0.05元/张。假定3年使用50万张,则购机3年总支出7.5万,而租机总支出为5万元,可以节省2.5万元,节省办公支出达33.3%。

打印外包服务签约

客户新采购的设备或正在使用的复印机、打印机设备均可以根据使用情况与简节办公签定1--5年的打印外包服务合同。
  马上咨询:400-884-0028,免费获得价值万元的打印管理解决方案一套。


信誉服务